Conceptos clave de la nómina

¿Qué es la nómina?

La nómina constituye el documento legal que refleja el pago del salario. 

Este comprobante representa el registro oficial del pago correspondiente a tu labor como empleado y es esencial conservarlo para respaldar cualquier reclamación que pueda surgir.

Dentro de la nómina se encuentran diversos elementos, tales como el salario base, complementos salariales, retenciones, base reguladora y conceptos adicionales extrasalariales, como dietas, kilometraje y el plus correspondiente a la ropa de trabajo. 

¿Qué conceptos debe incluir una nómina?

El Boletín Oficial del Estado (BOE) establece el formato del recibo individual de salarios y los elementos que deben integrarse en la nómina:

1. Encabezado (datos identificativos).
2. Periodo de liquidación.
3. Desglose de las percepciones salariales.
4. Desglose de las percepciones no salariales.
5. Desglose de las deducciones.
6. Monto líquido a percibir.
7. Indicación del lugar, firma y sello.

Encabezado (datos identificativos)

En el encabezado de la nómina deben incluirse los siguientes elementos:

• Datos de la empresa: Razón social o nombre del empresario (si es persona física), domicilio social de la empresa, Código de Identificación Fiscal (CIF) y Código de Cuenta de Cotización de la Seguridad Social (11 dígitos).
• Datos del trabajador: Nombre y apellidos, número de identificación (DNI, NIE o Pasaporte), tipo de contrato, número de afiliación a la Seguridad Social (12 dígitos), grupo profesional según el Convenio Colectivo y puesto de trabajo, grupo de cotización del trabajador y antigüedad. Es importante recordar que la antigüedad tiene implicaciones en el cálculo de pluses, ascensos o indemnizaciones en casos de despido.

Periodo de liquidación

Se refiere al periodo de retribución de la nómina, que abarca los días trabajados por el empleado. Comúnmente, este período se extiende por un mes, como, por ejemplo, del 1 al 31 de julio de 2021. La nómina puede mostrar los 30 días del mes (independientemente de si el mes tiene 28 o 31 días), los días naturales reales del mes o los días hábiles laborables (generalmente 22).

Devengos

Los devengos corresponden a los ingresos brutos del trabajador, englobando la suma de percepciones salariales y no salariales, lo cual incluye tanto las percepciones salariales como las no salariales.

Una vez agregados, sobre este total se aplican las deducciones, ya que de esta manera se determina la base de cotización para la Seguridad Social y la base imponible del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Estas cantidades suelen estar establecidas en el Convenio Colectivo de la actividad laboral, aunque es posible acordar, mediante negociación con la empresa, montos superiores a los establecidos en dicho convenio.

La asignación de conceptos extrasalariales depende de la experiencia o cualificación del trabajador, así como de las competencias requeridas para un puesto de trabajo específico (complementos, pluses, antigüedad, premios o mejoras).

Percepciones salariales

Se trata del salario bruto estipulado en el Convenio Colectivo, utilizado para calcular las contribuciones a la Seguridad Social y que forma parte de la base imponible para la aplicación del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Las percepciones salariales comprenden los siguientes elementos:

• Salario base: Monto establecido para un grupo profesional específico según las tablas salariales del convenio colectivo aplicable.
• Complementos salariales: Incluyen compensaciones relacionadas con la actividad laboral, derivadas de circunstancias personales (títulos académicos, conocimiento de idiomas, formación, antigüedad), del puesto de trabajo (turnicidad, penosidad, toxicidad, peligrosidad, nocturnidad), primas a la producción, flexibilidad horaria, residencia en territorios específicos, polivalencia funcional, función desempeñada y resultados empresariales.
• Horas extraordinarias: Horas de trabajo que superan la jornada laboral ordinaria para empleados a tiempo completo.
• Horas complementarias: Horas realizadas por trabajadores a tiempo parcial, excediendo las establecidas en el contrato.
• Gratificaciones extraordinarias: Pagas extraordinarias, con derecho a dos anuales (Navidad y verano), según lo estipule el convenio.
• Salario en especie: Parte del salario proporcionada a través de productos o servicios de la empresa (uso de vivienda, vales de transporte, vehículo, tickets de restaurante, vales de guardería, opciones de acciones, formación, teléfono, seguro médico, planes de pensiones, préstamos con tasas inferiores al interés legal, plaza de aparcamiento, etc.). La valoración se determina por el costo medio para la empresa de entregar el bien, derecho o servicio, siguiendo las pautas establecidas en el IRPF. La utilización de vivienda o vehículos se valora según los términos previstos en el IRPF, y los préstamos se evalúan por la diferencia entre el interés pagado y el interés legal vigente en el ejercicio económico correspondiente.

Percepciones no salariales

Las percepciones no salariales comprenden los bienes y servicios otorgados por la empresa a un trabajador, los cuales no están sujetos a tributación como salario, no sufren deducciones de IRPF y tampoco cotizan a la Seguridad Social. Dentro de estas percepciones se incluyen:

• Indemnizaciones o suplidos: Gastos que el trabajador ha tenido que anticipar para llevar a cabo sus labores (transporte, dietas, costos de material o desplazamientos).
• Prestaciones e indemnizaciones a la Seguridad Social: Compensaciones por situaciones como despido, suspensión o traslado, cubriendo gastos relacionados con incapacidad temporal (IT) o desempleo, entre otros.
• Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos: Compensaciones derivadas de cambios de ubicación, suspensiones temporales o términos de empleo.

Deducciones

Después de calcular la remuneración en bruto (suma de percepciones salariales y extrasalariales), es necesario restar las deducciones, que incluyen las contribuciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

La cuantía principal de la cotización (cuota patronal) es asumida por el empleador, mientras que el trabajador aporta un porcentaje menor (cuota obrera). En general, la empresa cubre alrededor del 30% de la cotización, mientras que el trabajador contribuye con aproximadamente un 6%. Sin embargo, existen empleos que implican un mayor porcentaje de cotización debido al riesgo asociado con su desempeño, como, por ejemplo, aquellos que involucran el manejo de agentes químicos.

Cotizaciones a la Seguridad Social 

• Aportación por contingencias comunes: 28.30%. Se destinan a cubrir situaciones de incapacidad temporal o permanente debido a enfermedad común, maternidad, paternidad, jubilación y accidentes no laborales. La responsabilidad es del 23.60% para la empresa y del 4.70% para el trabajador.
• Desempleo: 7.05%. Esta recaudación se destina a la cobertura de desempleo, abarcando prestaciones y subsidios para trabajadores desempleados. La contribución del empleador es del 5.50%, mientras que la del trabajador es del 1.55% en contratos indefinidos, contratos indefinidos a tiempo parcial y fijos discontinuos, y del 6.70% para la empresa y el 1.60% para el trabajador en contratos temporales a tiempo completo o parcial.
• Formación Profesional: 0.70%. Orientada a la formación y reciclaje de los trabajadores. La empresa cotiza al 0.60%, y el trabajador al 0.10%.
• Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): 0.20%. Recaudación destinada a garantizar parte de los salarios e indemnizaciones en casos de insolvencia, concurso de acreedores o quiebra de la empresa. La responsabilidad recae exclusivamente en la empresa.
• Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: El porcentaje varía según las tablas de cotización para cada actividad, ocupación del trabajador o actividad empresarial (CNAE). Puede oscilar entre el 1.50% para trabajos de oficina, 1.85% en el comercio al por menor, 3.60% en actividades de limpieza y seguridad, y 6.70% en actividades de alto riesgo como la construcción.
• Cotización adicional por horas extraordinarias: Las horas extraordinarias debidas a causas de fuerza mayor cotizan al 14% (12% a cargo de la empresa y 2% a cargo del trabajador). La cotización para el resto de las horas extraordinarias sigue las reglas de las contingencias comunes.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

Es el anticipo que debe ser considerado en la Declaración de la Renta del próximo año. El porcentaje de retención en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es variable y está vinculado a las retribuciones obtenidas por rentas del trabajo. 

La aplicación del tipo impositivo adecuado requiere conocer la situación personal del contribuyente (año de nacimiento, grado de discapacidad si aplica, residencia en Ceuta y Melilla), su situación familiar (estado civil, ingresos del cónyuge, descendientes y ascendientes), y el tipo de contrato. La Agencia Tributaria proporciona una herramienta gratuita para calcular el tipo impositivo del IRPF de un trabajador y facilitar el proceso.

Como referencia, el porcentaje de retención puede variar, por ejemplo, desde el 7.84% para un sueldo bruto anual de 15,000 euros (1,071.43 euros mensuales) hasta el 15.76% para un sueldo anual de 28,000 euros (2,000 euros mensuales). El mínimo de retención es del 2%, y la media se sitúa en el 15%.

Anticipo

El adelanto de nómina constituye un beneficio otorgado a los trabajadores, permitiéndoles solicitar a la empresa un pago anticipado de su salario. Tanto el trabajador como sus representantes legales pueden solicitar este adelanto, y por lo general, su regulación se encuentra estipulada en el convenio colectivo, contemplando también la posibilidad de recibir dicho adelanto por trabajo aún no ejecutado.

Valor de los productos recibidos en especie

Se trata del importe neto correspondiente al uso de productos y servicios de la empresa que son recibidos como forma de remuneración en especie.

Líquido a percibir 

En la sección de líquido a percibir se indica la cantidad que el trabajador recibirá como salario. Este cálculo implica restar los devengos de las deducciones, resultando en la remuneración en neto. 

El documento de nómina se finaliza con una sección dedicada al lugar de emisión, firma y sello de la empresa y del trabajador. La nómina sirve como comprobante del pago del salario y, por lo tanto, requiere la firma de ambas partes. Sin embargo, la firma del trabajador no es obligatoria si el salario se deposita directamente a través de una entidad bancaria.