Un contrato de confidencialidad es una herramienta de vital importancia para numerosas empresas, sin importar su tamaño o campo de acción. También conocido como acuerdo de confidencialidad o acuerdo de no divulgación, este documento legal es suscrito por diversas partes vinculadas a una empresa con el propósito de resguardar información delicada o confidencial. Al rubricar este contrato, las partes se comprometen a salvaguardar la información a la cual acceden y a abstenerse de compartir dichos datos con terceros, evitando posibles perjuicios para la empresa, como problemas económicos, entre otras eventualidades.
Este acuerdo puede formalizarse entre dos empresas que deciden colaborar en un proyecto específico, asegurando que ninguna de ellas divulgará información confidencial sobre el desarrollo de dicho proyecto a terceros. No obstante, las personas jurídicas no son las únicas que pueden suscribir este tipo de contrato. Los empleados de una organización también pueden firmar un acuerdo de confidencialidad para proteger datos personales de clientes, proveedores y colegas, entre otros.
Es relevante destacar que este tipo de acuerdo no solo protege los datos de individuos o empresas vinculadas a la organización, sino que también puede extenderse a resguardar otros tipos de información, como se explicará más adelante. En la actualidad, muchas organizaciones requieren que las empresas o colaboradores firmen este documento antes de compartir información sobre sus procesos internos, proyectos o clientes.
¿Para qué sirve un contrato de confidencialidad?
Como se ha mencionado anteriormente, la finalidad principal de este tipo de acuerdos radica en asegurar la confidencialidad de información sensible y resguardar los datos que una de las partes involucradas debe compartir con la otra para llevar a cabo tareas, procesos, desarrollar proyectos o prestar servicios. Por ende, la firma de un acuerdo de confidencialidad constituye una garantía de que ninguna de las partes revelará, por ningún medio, los datos considerados como confidenciales a terceros.
Estos acuerdos suelen ser suscritos al inicio de una relación profesional entre las partes involucradas, como puede ser el caso de un empleado y la empresa que lo contrata. Si el empleado requiere acceso a información confidencial para desempeñar sus responsabilidades cotidianas, la empresa le solicitará firmar un acuerdo de confidencialidad. Mediante este documento, el empleado se compromete a no divulgar dicha información ni realizar acciones que comprometan su confidencialidad.
La revelación de datos confidenciales sobre una organización para la cual se trabaja o con la que se colabora podría acarrear consecuencias significativas para dicha organización, tales como problemas económicos o daños a su reputación. Firmar un acuerdo de confidencialidad es altamente recomendable para prevenir estas situaciones, ya que el incumplimiento del acuerdo puede tener implicaciones legales.
Es crucial destacar que este acuerdo debe ser firmado antes de compartir la información considerada como confidencial, y el documento debe especificar el período de vigencia. La duración dependerá de cada caso particular, aunque es común que el contrato estipule la obligación de mantener la confidencialidad incluso después de la terminación de la relación laboral entre las partes involucradas. En otras palabras, un contrato de confidencialidad podría establecer, por ejemplo, que un empleado no puede divulgar ciertos datos relacionados con un proyecto específico hasta un tiempo después de haber dejado de trabajar en la empresa correspondiente.
¿Quién está obligado a realizar contratos de confidencialidad?
La firma de un contrato de confidencialidad, aunque no sea una obligación legal para las empresas, se erige como una práctica sumamente aconsejable, especialmente para aquellas organizaciones cuyas actividades requieren el tratamiento de información sensible o confidencial.
En un sentido más detallado, esto abarcaría aspectos como la protección de datos personales de empleados, clientes o proveedores, resguardando así la privacidad y la integridad de estas partes interesadas. Asimismo, resulta crucial para preservar información vinculada al estado financiero de la empresa, asegurando la confidencialidad de datos estratégicos y decisiones económicas.
Del mismo modo, un contrato de confidencialidad se vuelve esencial para salvaguardar la privacidad de datos relativos a productos en proceso de desarrollo, que aún no han sido introducidos en el mercado. En este contexto, la suscripción de dicho contrato se erige como una medida proactiva para mitigar riesgos y establecer un marco claro de responsabilidades y expectativas en la gestión de información confidencial.
¿Cuánto tiempo puede durar un contrato de confidencialidad?
La ausencia de un límite temporal específico establecido por la ley para este tipo de documentos conlleva a que la duración del contrato sea susceptible de ajustarse a las circunstancias particulares de cada caso.
En situaciones específicas, las características únicas de los datos que se buscan proteger pueden motivar que un acuerdo de confidencialidad se extienda de manera indefinida, creando así un marco continuo para la preservación de información sensible.
Esta flexibilidad en la duración del contrato permite adaptar las disposiciones de confidencialidad a las necesidades específicas de las partes involucradas y a la naturaleza de la información confidencial en juego.
Estructura del contrato de confidencialidad
Un contrato de confidencialidad es un acuerdo que puede variar en extensión y estructura según cada empresa y situación. No obstante, existen ciertos conceptos y secciones cruciales que deberían estar presentes en cualquier contrato de confidencialidad debido a su relevancia.
Estos son:
- Partes firmantes: Identificación de las personas físicas o jurídicas comprometidas en la firma del contrato. Se deben incluir detalles como nombres, números de documento de identidad, domicilios, entre otros.
- Definición de datos confidenciales: Especificación de la información protegida por el contrato, indicando claramente qué se considera como “información confidencial”. Esto establece los temas o aspectos de la organización que no pueden ser compartidos con terceros.
- Motivo de compartir la información confidencial: Explicación del propósito detrás del intercambio de la información considerada como confidencial por las partes firmantes.
- Duración del contrato: Estipulación del período durante el cual el documento estará en vigencia, junto con las posibles causas que podrían dar por terminado el contrato. La duración varía según cada caso y puede oscilar desde 2 a 4 años hasta contratos de 5 a 10 años, o incluso ser indefinida en algunos casos, especialmente cuando se trata de datos altamente sensibles.
- Obligaciones y derechos de las partes: Clarificación de las responsabilidades y derechos de cada parte en relación con el uso de los datos proporcionados.
- Consecuencias legales y sanciones: Establecimiento de sanciones proporcionales a la gravedad y daños resultantes del incumplimiento. El contrato puede detallar la legislación aplicable en caso de incumplimiento o los mecanismos para resolver conflictos.
- Aviso de inmunidad: Explicación de circunstancias especiales en las cuales las partes tendrían derecho a revelar datos confidenciales, como en investigaciones judiciales, por ejemplo.
- Lugar y fecha de la firma: Indicación del lugar y fecha en que se lleva a cabo la firma del documento, junto con las firmas de las partes involucradas. La firma electrónica, en particular la firma electrónica cualificada, puede ser utilizada para este propósito, garantizando un alto nivel de seguridad.
¿Qué información puede protegerse en un contrato de confidencialidad?
Un acuerdo de confidencialidad puede abarcar diversos contextos y tiene la función de resguardar distintos tipos de datos. La creciente prevalencia de este tipo de documento en las empresas se atribuye, en gran medida, al aumento significativo de la cantidad de datos generados en los últimos años y al empleo generalizado de bases de datos en la nube debido a los avances tecnológicos. A continuación, se presentan algunos ejemplos de los tipos de información comúnmente protegidos mediante este tipo de contrato:
- Datos personales e información confidencial: Es común que los acuerdos de confidencialidad salvaguarden datos personales e información confidencial relacionada con diversas partes vinculadas a la empresa, como empleados, clientes y proveedores.
- Datos comerciales: Los datos comerciales representan otra categoría de información que puede protegerse mediante un acuerdo de confidencialidad. Este término abarca información vinculada a los procesos empleados por la empresa para desarrollar sus productos, decisiones estratégicas, diseños, recetas, entre otros.
- Información económica: La información económica abarca los datos financieros de la organización, considerados también como información sensible que puede protegerse mediante un Acuerdo de No Divulgación (NDA), especialmente cuando los trabajadores tienen acceso a este tipo de información.
- Información sobre productos en desarrollo: Elementos como nuevos productos en fase de desarrollo, inventos y modelos aún no patentados requieren protección a través de un acuerdo de confidencialidad para garantizar la seguridad de esta información.
¿Qué pasa si lo incumplo?
Las consecuencias legales derivadas del incumplimiento de un contrato de confidencialidad son diversas y están sujetas a las particularidades de cada caso específico. Como previamente se subrayó, es obligatorio que una de las cláusulas fundamentales de este documento aborde de manera explícita las consecuencias y sanciones que se aplicarán en caso de vulnerar el acuerdo.
En ciertos escenarios, la inobservancia por parte de un empleado que aún se encuentra en la empresa puede ser considerada como una falta grave, conllevando acciones disciplinarias que podrían llegar hasta el despido del individuo. Cuando el infractor ya no forma parte de la plantilla, la organización puede optar por emprender acciones legales, buscando no solo la protección de la información confidencial sino también la obtención de una compensación económica por los daños sufridos.
En definitiva, es fundamental que las repercusiones legales resultantes de infringir un acuerdo de confidencialidad estén detalladamente especificadas en el documento que se firma al inicio de la relación profesional entre las partes. Así, las consecuencias de dicho incumplimiento se ajustarán a lo dispuesto en el contrato y serán determinadas por la gravedad particular de cada situación, estableciendo un marco claro y justo para ambas partes.
¿Qué ocurre con el deber de confidencialidad cuando termina la relación laboral?
A lo largo de la duración del contrato laboral, el empleado tiene la responsabilidad de mantener la confidencialidad de los secretos comerciales a los que pueda tener acceso. La falta de cumplimiento de esta obligación puede resultar en un despido disciplinario, según lo establecido en el artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores.
No obstante, al concluir la relación laboral, la obligación de confidencialidad persiste de manera indefinida, siempre y cuando la información confidencial a la que el trabajador tuvo acceso durante dicha relación no se haya divulgado por acciones ajenas a su conducta. El incumplimiento de este deber conlleva las consecuencias estipuladas en el Código Penal, la Ley de Competencia Desleal y la Ley de Secretos Empresariales. En este caso, la jurisdicción competente serán los Tribunales del orden penal y civil, según corresponda, y no la jurisdicción laboral, dado que la relación laboral ya ha concluido.
