La inspección de trabajo representa una esencial labor de evaluación desempeñada por personal capacitado del Ministerio de Trabajo. Su propósito principal es confirmar que las empresas están cumpliendo con las regulaciones laborales, de seguridad, fiscales, y de protección, entre otras.
La entidad responsable de llevar a cabo esta tarea es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, una institución encargada de supervisar la adhesión a las normas laborales. En casos de violaciones a dichas regulaciones, este organismo se encarga de determinar responsabilidades y aplicar sanciones correspondientes.
Es importante destacar que cualquier empresa debidamente registrada ante el Ministerio de Trabajo puede ser objeto de una inspección laboral en algún momento, sin necesidad de que exista una denuncia previa por irregularidades. En la mayoría de los casos, estas inspecciones se llevan a cabo de forma proactiva por parte de la entidad competente.
La Ley 23/2015, del 21 de julio, regula el sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Objetivos de la inspección de trabajo
El objetivo principal de llevar a cabo inspecciones de trabajo radica en asegurar la observancia de las leyes y salvaguardar los derechos de los empleados. En consecuencia, las responsabilidades de la función de inspección abarcan, entre otras, las siguientes facultades:
- Vigila y exige el cumplimiento de normas legales, reglamentarias y de los acuerdos y convenios colectivos: Se refiere a la supervisión del acatamiento de las normativas que gobiernan las relaciones laborales individuales, los derechos y protecciones de los trabajadores, y la prevención de la discriminación.
- Controla la prevención de riesgos laborales: Su labor consiste en garantizar el cumplimiento de las regulaciones relacionadas con la seguridad laboral y las condiciones de trabajo. Asimismo, tiene la responsabilidad de llevar a cabo investigaciones sobre accidentes laborales y enfermedades profesionales.
- Atiende al sistema de la Seguridad Social: Realiza la supervisión de inscripciones, afiliaciones, altas y bajas de trabajadores, así como las contribuciones y asuntos relacionados con los beneficios del Sistema de Seguridad Social y las entidades mutuas.
- Asiste técnicamente a empresas: Además de su tarea de supervisión y control, la inspección de trabajo cumple un papel relevante en la asesoría técnica a las empresas. Un aspecto fundamental de esta labor es proporcionar información, en particular a las pequeñas y medianas empresas, para facilitar su cumplimiento de las regulaciones.
- Asiste técnicamente a trabajadores y sus representantes: La labor de la inspección de trabajo como asesora para los trabajadores y sus delegados es de suma importancia. Se encarga de comunicarles los hallazgos de una inspección en caso de que se haya presentado una denuncia y, además, les orienta sobre los procedimientos para presentar reclamaciones en caso de que sus derechos se hayan visto afectados debido al incumplimiento por parte de la empresa.
- Arbitraje: La inspección de trabajo ejerce la labor de mediación en situaciones de conflictos laborales y huelgas cuando ambas partes lo soliciten, y en aquellas circunstancias en las que la legislación lo requiera.
Procedimiento de la inspección de trabajo
La inspección de trabajo se lleva a cabo mediante una visita al lugar de empleo. La ley establece que los inspectores de Trabajo y Seguridad Social ostentan la autoridad pública.
Las condiciones de la visita de los inspectores de trabajo son las siguientes:
- Tienen el derecho de ingresar sin previo aviso en cualquier momento al sitio que será objeto de inspección.
- Están facultados para requerir información tanto al empleador como al personal en relación con cualquier tema vinculado a la aplicación de las leyes. Usualmente, solicitan la presencia del individuo responsable, presentan sus credenciales de identificación y notifican formalmente sobre la inspección.
- Tienen la capacidad de revisar una amplia variedad de documentos, incluyendo libros, registros, programas informáticos, archivos en formato magnético, declaraciones oficiales y registros de contabilidad.
- Pueden tomar muestras de sustancias y materiales utilizados en las instalaciones, capturar fotografías, videos y obtener copias de documentos.
- Pueden implementar medidas preventivas para evitar la destrucción, eliminación o modificación de documentos relacionados con su función.
¿Se puede interponer una denuncia ante la inspección de trabajo?
Cualquier ciudadano que esté al tanto de situaciones que podrían constituir una infracción en asuntos de competencia de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (relacionados con lo laboral, seguridad y salud laboral, seguridad social, empleo, etc.) tiene el derecho de denunciar los hechos ante la misma entidad.
En este sentido, las infracciones en el ámbito social hacen referencia a las acciones y omisiones de los sujetos responsables, ya sean personas físicas, jurídicas o comunidades de bienes, que están establecidas y sancionadas en la legislación del orden social.
Para ello es necesario solicitar estos servicios a través de una denuncia por escrito en las Inspecciones Provinciales de Trabajo y Seguridad Social. En ningún caso se admiten denuncias presentadas por correo electrónico a través de la página web.
La denuncia por escrito debe incluir los siguientes elementos:
- Datos de identificación personal del denunciante y su firma.
- La descripción de los hechos que se presumen constitutivos de una infracción.
- La fecha y el lugar en que ocurrieron los hechos.
- La identificación de las personas supuestamente responsables.
- Cualquier otra circunstancia relevante.
Para facilitar este proceso, pueden utilizarse los modelos de denuncia proporcionados.
No se podrán tramitar denuncias anónimas si abordan cuestiones que no son competencia de la Inspección, carezcan claramente de fundamento o sean ininteligibles, ni las que estén relacionadas con asuntos que están siendo atendidos por un tribunal o entidad judicial.
Existen tres formas de presentar denuncia:
- Presencial: Presentando la denuncia en las oficinas de las Inspecciones Provinciales de Trabajo y Seguridad Social, así como en los registros de otras entidades estatales, autonómicas y locales, en caso de que exista un acuerdo correspondiente.
- Telemática: Mediante el uso de la Sede electrónica del Ministerio de Trabajo y Economía Social, siempre y cuando el denunciante cuente con el DNIe (Documento Nacional de Identidad electrónico) o una firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido por la plataforma @firma. Además, se podrá emplear el sistema CLAVE.
- Vía postal: Deben dirigirse a la oficina correspondiente de la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. Se debe tener en cuenta que si la denuncia se envía por correo o se presenta en los registros sin que el denunciante se presente en persona, será necesario adjuntar una copia compulsada del DNI del denunciante y, en su caso, una autorización expresa de este último para que la Inspección pueda verificar sus datos de identidad en el registro correspondiente.
El denunciante no podrá alegar su consideración como interesado en ninguna circunstancia durante la fase de investigación. Su único derecho será recibir información acerca del progreso de su denuncia, así como de los hechos confirmados y las medidas adoptadas en situaciones en las que el resultado de la investigación afecte a sus derechos individuales o colectivos establecidos por la normativa pertinente en el ámbito de la función inspectora. Sin embargo, si la denuncia conduce al inicio de un procedimiento sancionador, en ese caso, el denunciante podrá tener la condición de interesado, si corresponde.
¿La empresa se puede negar a una inspección?
La empresa está obligada a facilitar la inspección de trabajo y a proporcionar toda la información y documentación que el inspector solicite. Si la empresa opera desde el mismo lugar de residencia del empleador, el inspector necesitará una orden judicial para llevar a cabo la inspección.
Aquellas empresas que se nieguen a permitir el acceso al inspector serán sancionadas con multas por obstaculizar las funciones del Estado, conforme a lo estipulado en la Ley 23/2015.
¿Qué documentación controlará el inspector de trabajo?
El inspector de trabajo revisará diversos tipos de documentos relacionados con los trabajadores, la Seguridad Social, la contabilidad y el pago de impuestos, así como la prevención de riesgos laborales.
Es probable que solicite:
- Documentos de establecimiento de la empresa.
- Registros de altas y bajas de empleados, recibos de nómina y comprobantes de pagos a la Seguridad Social.
- Contratos de trabajo.
- Libros contables y estados financieros.
- Declaraciones de impuestos, según corresponda.
- Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales, como planes de prevención, resultados de controles médicos y materiales.
- Contratos comerciales.
- Cualquier otro documento que el inspector considere necesario inspeccionar, dependiendo de la naturaleza de la empresa.
¿Qué ocurre si se detecta una infracción legal?
Tras la inspección, el inspector elabora un informe en el cual se registran los resultados de los controles. Los hechos documentados en este informe se consideran verídicos y tienen validez en todos los aspectos. La única vía legal para refutarlos es presentar pruebas que contradigan lo establecido en el informe.
El inspector propone medidas y sanciones acorde a la naturaleza de las infracciones. Estas infracciones pueden ser clasificadas como leves, graves o muy graves. La decisión final recae en la autoridad laboral de la comunidad autónoma o del estado con competencia sobre las infracciones detectadas.
¿Qué puede ocurrir si se detectan irregularidades?
En el caso de que el inspector de trabajo detecte irregularidades en una empresa, pueden darse tres situaciones distintas:
- Orden de corrección: El inspector de trabajo puede proponer la emisión de una orden con la finalidad de que la empresa subsane la infracción en un plazo específico. Esto se aplica a situaciones de faltas menores que el inspector considera que ocurrieron por error y sin intenciones maliciosas.
- Multa: Otra medida aplicable es la imposición de multas. La empresa podría recibir una sanción económica como consecuencia de la infracción cometida, y el monto de la multa estará determinado por la seriedad de la violación.
- Cierre temporal de la empresa: El inspector tiene la facultad de recomendar la suspensión temporal de las operaciones de la empresa hasta que las irregularidades sean rectificadas. Esta medida se implementa en situaciones consideradas como graves o muy graves. Las decisiones derivadas de la inspección de trabajo son de índole técnica, y por lo general, las autoridades respaldan las recomendaciones del inspector.
¿Puede la empresa reclamar ante una sanción de la inspección de trabajo?
La empresa tiene el derecho de impugnar la sanción que le ha sido impuesta. Para hacerlo, debe aguardar la notificación oficial, la cual generalmente se emite en un lapso de 10 días después de la inspección.
Una vez notificada, la empresa dispone de un plazo de 15 días para presentar su reclamación, la cual debe ir acompañada de evidencia que respalde la argumentación de que se ha cometido un error en la aplicación de la sanción.
